Tutto quello che devi sapere sull'accessibilità dei documenti

Pensa a quante volte utilizzi documenti online nella tua vita quotidiana — sia in ufficio che nella vita privata. Dai fogli di calcolo Excel e presentazioni PowerPoint ai PDF e documenti Microsoft Word, probabilmente usi quotidianamente uno di questi formati. 

Poiché i documenti svolgono un ruolo fondamentale nelle nostre routine quotidiane, devono rispettare gli stessi standard di accessibilità dei siti web. Indipendentemente dal tipo di documento, renderli accessibili a tutti — soprattutto alle persone con disabilità — garantisce inclusività e pari accesso. 

Cosa rende esattamente un documento accessibile? E come puoi creare documenti accessibili? Ne parleremo più in dettaglio qui sotto e forniremo una panoramica dei requisiti legali relativi all'accessibilità dei documenti.

Cos'è l'accessibilità dei documenti?

Come suggerisce il nome, l'accessibilità dei documenti si riferisce al rendere i documenti online accessibili alle persone con disabilità. Questo include documenti digitali come PDF, documenti Word, presentazioni, fogli di calcolo, ecc. L'obiettivo dell'accessibilità dei documenti è garantire che le persone con disabilità possano accedere facilmente, navigare e comprendere i contenuti.

Cosa rende un documento accessibile?

Un documento è generalmente considerato 'accessibile' se può essere facilmente letto e compreso da tutti gli utenti, comprese le persone con disabilità visive, uditive, cognitive, fisiche, motorie e neurologiche. Sebbene non sia un elenco esaustivo, di seguito sono riportate alcune caratteristiche che rendono un documento accessibile:

• Uso corretto delle intestazioni: Assicurati che le intestazioni seguano un ordine logico (ad es. H1, H2, H3, ecc.) nei tuoi documenti digitali. Questo permette agli utenti di navigare e comprendere facilmente i tuoi contenuti. Il corretto uso delle intestazioni è particolarmente utile per gli utenti di screen reader, poiché li aiuta a capire dove si trovano in una pagina e a comprendere l'ordine logico di lettura della pagina.

• Link e testi ancora descrittivi: Quando crei un collegamento ipertestuale, assicurati che il testo ancora sia il più descrittivo possibile. Ad esempio, invece di usare 'clicca qui' come testo del link, usa 'Clicca qui per compilare una domanda'. Testi più descrittivi aiutano gli utenti di screen reader a capire dove li porterà il link e spiegano quali sono i prossimi passi. 

• Testo alternativo per contenuti non testuali: La maggior parte dei documenti digitali contiene contenuti non testuali, come immagini, grafici, tabelle o diagrammi. Senza testo alternativo (alt text), questi elementi potrebbero non essere accessibili alle persone con disabilità. Ad esempio, una persona non vedente che utilizza uno screen reader potrebbe non avere accesso a un grafico che contiene informazioni importanti per il resto del documento. 

• Compatibilità con screen reader: Molte persone con disabilità si affidano all'uso di screen reader per interagire con i contenuti. Devi assicurarti che i tuoi documenti siano compatibili con gli screen reader testandoli con tecnologie assistive. In questo modo potrai individuare eventuali aree di confusione e adottare misure per risolverle.

• Accessibilità tramite tastiera: Oltre agli screen reader, alcuni utenti con disabilità utilizzano solo la tastiera (senza mouse) per navigare negli spazi online. Gli utenti devono poter navigare e interagire con i tuoi documenti digitali tramite comandi o scorciatoie da tastiera. Una struttura documentale corretta può aiutare in questo senso.

• Contrasto cromatico adeguato: Gli utenti daltonici o con ipovisione possono avere difficoltà a vedere e comprendere il testo o altri elementi web senza un contrasto cromatico sufficiente. Le Web Content Accessibility Guidelines(opens in a new tab) (WCAG) raccomandano un rapporto minimo di contrasto cromatico di 4.5:1 tra testo e colore di sfondo, poiché questo migliora la leggibilità per questi utenti. Un verificatore di contrasto cromatico può aiutare in questo senso. 

Ognuna delle funzionalità di accessibilità sopra menzionate contribuisce a determinare quanto siano accessibili i documenti PDF o altri formati di documento. 

Perché i documenti devono essere accessibili?

Documenti accessibili non sono solo una questione di comodità — è anche un requisito legale. 

La maggior parte dei paesi ha emanato leggi sull'accessibilità che impongono l'accessibilità digitale per tutte le pagine web e altri documenti online — inclusi i documenti online. Ad esempio, negli Stati Uniti, l' Americans with Disabilities Act(opens in a new tab) (ADA) richiede alle organizzazioni di seguire le linee guida WCAG che specificano come rendere accessibili i documenti online. e L' European Accessibility Act(opens in a new tab) prevede requisiti simili per le rispettive regioni. Non fornire documenti accessibili può comportare accuse di discriminazione. Questo può portare a cause legali o lettere di diffida che possono danneggiare la percezione pubblica del tuo marchio e la tua reputazione complessiva. 

Ancora più importante, fornire documenti accessibili è la cosa giusta da fare. La maggior parte dei documenti online contiene informazioni importanti a cui tutti meritano pari accesso. Non fornire accesso crea barriere che limitano le opportunità educative e lavorative di una persona. Rimuovere queste barriere dimostra il tuo impegno per l'inclusività, l'uguaglianza e la dignità umana.

Come creare documenti online accessibili

Quando si tratta di creare documenti online accessibili, il processo inizia già nella fase di progettazione del documento. Dovrai assicurarti che le funzionalità di accessibilità menzionate sopra (ad esempio, testo alternativo, contrasto cromatico adeguato e stili di intestazione, uso logico delle intestazioni, ecc.) siano incluse nel tuo documento. Aggiungi queste funzionalità prima di pubblicare il documento — questo ti farà risparmiare molto lavoro successivo. 

Una volta pubblicato il documento, torna indietro e testalo per l'accessibilità. Usa uno strumento gratuito di screen reader per assicurarti che funzioni bene con i lettori di schermo più comuni come JAWS e NVDA. Verifica quanto facilmente gli utenti possono navigare o compilare un documento utilizzando solo la tastiera. In questo modo potrai individuare e correggere alcune barriere di accessibilità dei documenti prima che abbiano un impatto sugli utenti. 

Assicurati di testare regolarmente i tuoi documenti online per garantire un'accessibilità continua. Ricorda che ogni volta che apporti modifiche o aggiungi nuovi contenuti, potresti involontariamente creare ulteriori problemi di accessibilità. Testare continuamente i tuoi documenti può aiutarti a garantire la conformità e l'accessibilità nel tempo.

Rendi ogni documento accessibile con AudioEye

Documenti accessibili non riguardano solo la conformità; si tratta di promuovere l'inclusività nel mondo digitale e garantire che tutti — indipendentemente dalle proprie capacità — abbiano pari accesso alle informazioni in tutte le loro forme. 

In AudioEye, testiamo accuratamente tutti i tuoi documenti distribuiti sul web — dai PDF e documenti Word ai moduli e Google Docs — per garantire che seguano le migliori pratiche WCAG. Combinando tecnologia e competenza specifica, ti aiutiamo a raggiungere rapidamente l'accessibilità dei documenti.